Elektronický dokument obvykle transformujeme z jednoho vstupního formátu do několika výstupních. Každý z výstupních formátů nabízí jiné možnosti, dle oblasti svého určení.

Dokument by měl efektivně využívat všech nabízených možností daného formátu (obsahy, rejstříky, vkládání obrázků, odkazy).

Formáty dokumentů rozdělujeme do několika základních kategorií:

Formáty vhodné pro tisk a distribuci

PostScript (PS) je programovací jazyk, sloužící pro popis vzhledu stránky. Byl vyvinut společností Adobe v osmdesátých letech minulého století. Ačkoliv se však jedná o programovací jazyk, díky svým velkým možnostem a složitosti se v něm nepracuje „přímo“, ale využívají se nástroje pro generování postscriptových souborů. Zřejmě nejčastěji využívaným prohlížečem tohoto formátu je program Ghostscript, který zvládne i jeho konverze do jiných formátů.

Je s ním úzce spjat formát EPS (Encapsulated PostScript), který byl navržen za účelem reprezentace a přenosu grafických dat mezi platformami. Využívá se proto především pro ukládání obrázků.

PDF (Portable Document Format) vytvořila také firma Adobe. Je de facto nástupcem PostScriptu. V současné době se dá považovat za standardní formát, vhodný pro šíření elektronických dokumentů (články, knihy, prezentace, aj.). Umožňuje sdružit formátovaný text spolu s vektorovou i bitmapovou grafikou do jednoho souboru. Soubor je vnitřně komprimovaný, proto bývají PDF dokumenty relativně malé. Jeho hlavní výhodou je zajištění naprosto stejného vzhledu dokumentu na obrazovce i na tiskárně. Drobnou nevýhodou naopak může cena mateřského nástroje pro generování tohoto formátu (program Adobe Acrobat), avšak existuje celá řada alternativních programů, které dokáží s tímto formátem pracovat. Pro jeho prohlížení je nezbytné mít nainstalovaný speciální prohlížeč, obvykle Adobe Acrobat Reader, existují však i některé alternativní prohlížeče, např. XPDF pro Linux.

RTF (Rich Text Format) byl navržen společností Microsoft. Jedná se opět o jakýsi popisovací jazyk, jenž charakterizuje dokument. Byl navržen jako výměnný formát pro přenášení dokumentů mezi různými programy. Formát je široce podporován, např. v kancelářských balících Microsoft Office, OpenOffice.org, ale i v dalších programech, které pracují s formátovaným textem.

Formáty pro elektronickou nápovědu

HTML Help je formát nápovědy, užívaný na platformě Windows. Umožňuje spojit HTML stránky a obrázky do jednoho souboru, který zároveň nabízí obsah dokumentu, rejstřík a full-textové prohledávání. Windows obsahují vestavěný prohlížeč těchto souborů. Soubory HTML Help jsou preferovaným způsobem dokumentace k programům na této platformě. Existuje však i prohlížeč HTML nápovědy pro unixové operační systémy.

Java Help je dokumentační systém, vyvinutý společností Sun pro programovací jazyk Java. Díky provázanosti s tímto jazykem umožňuje generování přehledné a platformově nezávislé dokumentace k programům přímo ze zdrojových kódů. Dokumentace je postavena na bázi HTML.

Linuxové příkazy man a info tvoří jádro dokumentace tohoto operačního systému. Obsahují hypertextovou dokumentaci jak k programům, tak k jednotlivým částem programovacích jazyků.

Webové stránky

Jediným formátem, vhodným pro tvorbu webových stránek je samozřejmě značkovací jazyk HTML, resp. jeho novější varianta XHTML.

Proprietální formáty

Tyto formáty jsou úzce spjaty s konkrétním softwarovým produktem. Typickým představitelem je například formát Microsoft Word (DOC). Záleží jen na autorovi příslušného software, jaké možnosti bude formát dokumentu nabízet. Dokumenty se z těchto formátu zpravidla za účelem sjednocení a univerzálnosti konvertují do formátů uvedených výše.